Ciao buongiorno a tutte e tutti, questo lunedì lo cominciamo parlando del tempo.
Il concetto di Tempo è piuttosto complesso, oserei dire filosofico, ma credo sia una macroesperienza di qualsiasi posto di lavoro, specialmente in quelli “da ufficio”, che la maggior parte dei manager, degli head of, dei leader siano impegnati e impegnino quasi tutti in tantissimi meeting.
Oramai ci siamo abituati a questa forma di meeting piuttosto ibrida, tra telecamere condivise, sale riunioni zeppe e persone che ridacchiano senza sapere di essere inquadrate (eeemmm).
In una vecchia newsletter di 1 anno fa raccontavo l’importanza di tagliare i meeting inutili, e facevo un po’ di ordine su come renderli un po’ produttivi.
Stavolta voglio parlare solo del tempo.
Ho scritto un post qualche tempo (!) fa su LinkedIn (che meraviglia cominciare con un’autocitazione)
E Anna Rosa mi scrive: “sono in un meeting da 1 h e 23”. 60 minuti + altri 23 del tempo di una persona.
Non voglio farne una questione di costi: il tempo in azienda costa, ma è un concetto troppo capitalista per me, mi dà fastidio che veniamo quantificati in metriche meramente finanziarie, benché ne capisco le necessità. Preferisco un approccio più umanista: sono inutili perché disperdono la nostra attenzione, ci costringono ad apparizioni spesso ectoplasmatiche, senza quasi mai intervenire, e in genere sono piuttosto noiosi i meeting molto lunghi.
Ci sono alcune persone che completano più task durante i meeting che in 1 h di lavoro senza distrazioni, e questo ci dice quanto siano oramai diventati una specie di radio, da sentire in sottofondo mentre facciamo altro.
Andiamo coi dati, da questo pezzo con pretese scientifiche:
Research shows that only 50% of the time spent in meetings is effective and engaging. Over $37 billion is wasted on unproductive meetings each year to make things worse.
Ok, sprechiamo la metà del tempo che utilizziamo nei meeting. Lo traduco: dovrebbero durare la metà del tempo.
Ecco l’agenda di un meeting di 10 persone, COME DOVREBBE ESSERE per farli rientrare in 1 h di tempo (oltre la quale perfino Confucio avrebbe problemi a rimanere calmo)
Each agenda item should have a clear amount of time allotted to it, for example:
Introduction/call to the meeting (2 minutes)
Review previous meeting notes (2 min.)
Present objective or problem at hand (3 min.)
Open brainstorming/group discussion (10 min.)
Report from team 1 (10 min.)
Questions for team 1 (3 min.)
News from team 2 (10 min.)
Questions for team 2 (3 min.)
Updates from the chief executive (5 min.)
Closing statements / clarify Actions, Owners, and Timelines (5 min.)
Mi sono già soffermato sull’importanza dell’agenda (ma ancora la mettono in pochi), ma ancora più importante sarebbe rispettare i tempi già stabiliti dell’agenda. Ok, se non fate l’agenda, prima dovreste farla, e poi buttarci dentro il timing. Come dice Aruba:
In linea generale un meeting non dovrebbe durare più di un'ora, perché avendo poco tempo a disposizione ci si concentra di più su cosa è veramente importante. È importante che gli ultimi 10 minuti vengano utilizzati per ricapitolare le principali tematiche emerse e per raccogliere feedback.
Questa vulgata della durata di 1 h ce la siamo portati appresso a lungo. Oramai, in realtà, quasi tutti si sono accorti che, a parte presentazioni di 50 slide (poi un giorno ne parleremo, di che ferita alla dignità umana rappresentano le presentazioni così lunghe) per il resto 1 h è TROPPO per tirare fuori qualcosa di produttivo. Che tutto potrebbe essere molto più condensato:
In questo articolo di Fast Company la perfetta durata dei meeting viene spostata a 25 minuti. Tutto parte da questo libro di Donna McGeorge, che vi consiglio, The 25 Minute Meeting: Half the Time, Double the Impact, super interessante.
"Le persone non ne sono consapevoli", una piccola cit. . "È diventato un modo di operare predefinito. Quando emerge un problema, il primo istinto è quello di andare a una riunione. Le persone non sono preparate e si sentono obbligate a invitare migliaia di persone".
In qualche modo è la difesa dei medici: si sentono spesso in dovere di prescrivere più analisi del dovuto, perché si sentono più safe e meno attaccabili. Stessa cosa quando mettiamo 15 persone in cc, o organizziamo meeting con 50 persone, o organizziamo meeting e basta ogni volta che c’è qualche problema, cosa da discutere, o update o altro.
La durata di 25 minuti viene dalla Tecnica del Pomodoro (vi lascio un link che spiega bene in cosa consista), che stabilisce un periodo performativo ideale di 25 minuti appunto.
Altra cosa che fa pendere la bilancia verso meeting più brevi è la legge di Parkinson, secondo la quale il lavoro si espande per riempire il tempo assegnato. Se si concede un'ora a una riunione, è probabile che si trovino argomenti da discutere per riempire il vuoto.
McGeorge infine racconta anche che l'effetto Ringelmann può influire sulla durata delle riunioni. Sviluppato dall'ingegnere agrario francese Max Ringelmann, descrive la tendenza della produttività individuale a diminuire all'aumentare delle dimensioni del gruppo.
"Più persone sono coinvolte, meno produttivi diventiamo", afferma McGeorge. "Se si intende fare le cose in brevi e nitide sessioni di 25 minuti, è meglio essere molto precisi su chi far scendere in campo”.
Il New York Times suggerisce un “meeting creep”. Cosa significa? Viene da Mission Creep, il graduale cambiamento degli obiettivi durante una battaglia o un'altra campagna militare, che spesso porta a un impegno a lungo termine che non faceva parte del piano originale.
Per tenere sotto controllo le riunioni, bisognerebbe dunque fare un check e un controllo delle riunioni ogni TOT mesi. Bisogna chiedersi se ogni riunione è il miglior uso del tempo prezioso di tutti e tutte: tutte le riunioni che si sono sedimentate nel nostro calendar sono utili? Quali possiamo eliminare STABILMENTE? Stiamo seguendo una regolare dieta da meeting, con i giusti alimenti (persone, agenda, etc etc) o ci siamo fatti prendere di nuovo la mano?
Un buon riassunto:
Vi lascio questo articolo 💎, lo commento più sotto con gli abbonati.
Vi auguro un ottimo lunedì, pensatemi tanto durante il meeting di 2 ore 😃
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Con voi che mi supportate approfondiamo un attimo il discorso partendo da questa domanda su Quora, che vi consiglio di leggere, così come Reddit, perché non solo è bello vedere che ci sia gente che utilizza ancora la modalità Forum, ma spesso escono fuori pure thread interessanti.
Il concetto di meeting è spesso legato a quello del Tempo. Filosofico, dicevo primo, ma soprattutto è una finestra mobile di 2-3 secondi. Il resto o è ricordo, o è anticipazione o fantisticherie sul futuro. Questa finestra mobile di 2-3 secondi è vita, il resto è altro:
Conosciamo tutti persone che vivono troppo nel passato o si preoccupano troppo del futuro. Alla fine della loro vita, le persone spesso rimpiangono maggiormente i loro fallimenti nell'agire, derivanti da preoccupazioni irrealistiche sulle conseguenze. Altri, indifferenti al futuro o sdegnosi del passato, diventano imprudenti amanti del rischio o cretini. Qualsiasi persona funzionante deve vivere, in una certa misura, fuori dal momento. Potremmo anche pensare che sia giusto che le nostre coscienze si spostino in altri tempi: tale mobilità interiore fa parte di una vita ricca e significativa.
Cito ancora:
Meghan Sullivan, filosofa dell'Università di Notre Dame, contempla queste domande nel suo libro " Time Biases: A Theory of Rational Planning and Personal Persistence.” Sullivan si preoccupa principalmente di come ci rapportiamo al tempo come individui, e pensa che molti di noi lo facciano male, perché siamo "prevenuti col tempo": abbiamo preferenze ingiustificate su quando gli eventi dovrebbero accadere. Forse hai un "quasi pregiudizio": mangi i popcorn mentre il film sta per iniziare, anche se probabilmente ti divertiresti di più se aspettassi.
Il nostro pregiudizio sul tempo lo colora di negatività o positività, lo rende spesso in anticipo buono o cattivo. Sullivan sostiene che il tempo sia neutrale. Io mi spingo oltre: i fatti che ci accadono sono neutrali. Perfino quelli più terribili, perfino la malattia, la morte, la solitudine. Hanno certamente ricadute emozionali pesantemente negative, ma quanto pesantemente lo determina in larga parte il nostro pregiudizio sul tempo.
Perchè stiamo malissimo se vediamo un bambino malato? Perché noi pensiamo che il tempo di vita corretto dovrebbe essere che ne so 80 anni. O 90. Prima è inaccettabile soffrire, morire, essere malato. Questo è un pregiudizio: in realtà, tutto a che fare con quanto il tempo è di qualità. 3 anni di vita possono essere il dono più bello che un bimbo fa alla Terra, alla famiglia, ai genitori. Il resto, le nostre proiezioni sul tempo, sono appunto proiezioni umane. Giuste, corrette, per carità normali (se questa parola ha senso) ma appunto proiezioni fuori dalla nostra finestra mobile temporale.
C'è una logica evolutiva dietro questo tipo di pregiudizio. Come afferma Caspar Hare, filosofo del MIT, “Non è un caso che siamo prevenuti rispetto al dolore. Quella caratteristica di noi stessi è stata selezionata dall'evoluzione. In generale, scrive Hare, sembra probabile che gli animali che hanno focalizzato la loro attenzione sul futuro siano sopravvissuti più a lungo e si siano riprodotti di più. "E un modo cognitivamente efficiente per focalizzare l'attenzione pratica di una creatura sul futuro è fare in modo che la creatura si preoccupi molto dei suoi dolori futuri e per niente dei suoi dolori passati: un modello di preoccupazione che produce in modo del tutto naturale una preferenza per il dolore che è passato piuttosto che futuro”.
Insomma, anche i meeting in qualche modo partecipano a questo processo mentale. Per questo è DEL TUTTO inutile metterli super lunghi: si caricano, spesso anche immeritatamente, di bias negativi, anche solo per la durata. E questo non aiuta.
Qualche articolo super interessante che mi ha ispirato sul tema meeting, e vi auguro una bellissima giornata: