C'è una scena nella Conference Room della serie US di The Office in cui Michael Scott parla, parla, parla. E tutti e tutte in realtà stanno guardando con estrema passione il quadrato del logo del dvd, lo screensaver della televisione. Aspettano con ansia quel momento in cui, in modo del tutto casuale, capiterà nel suo peregrinare casuale lungo lo schermo proprio nell'angolo.
Fa molto ridere, e anche riflettere as usual.
Questo lunedì parleremo di meeting. Possibilmente online. Ma pure in presenza. Di come quasi tutti i manager e le manager hanno il loro calendario DAVVERO molto molto molto pieno di meeting. Il problema è che poi, a cascata, riempiono il calendar di tutt*. Ed è un problema, se gestito alla vecchia maniera.
I meeting sono ABITUDINI. 2 miliardi di meeting inutili solo negli States, secondo una professoressa della Harvard Business School, Nancy Koehn. 37 miliardi all’anno che vanno in fumo, per un’abitudine.
Lontanissima, eh. L’Egitto è pieno di geroglifici con gente in meeting. Lo spiega questo pezzo super del New York Times, di cui adoro l’immagine e la storia di George Washington, il primo a sostituire i meeting con le email - lettere, ma ok.
Cosa da ricordare di questo articolo: “There is only one way to ensure that a meeting starts on time, and that is to start it on time”. Amen, dopo ne parliamo.
I meeting sono raddoppiati dallo scoppio della pandemia in poi, come racconta questo pezzo di Business Insider in 🇬🇧 - da leggere, in una spirale di proliferazione che nemmeno alcuni animali particolarmente vincenti in termini evoluzionistici.
Qualche numero di leggerissima differenza tra febbraio 2020 e febbraio 2021:
+ 42% di chat DI LAVORO fuori dall’orario di lavoro comune
x2.5 (più che raddoppiato) i minuti a settimana passati in meeting
Kahneman (sto leggendo Pensieri lenti e veloci, trovato nella nostra libreria aziendale messa su dal prode Lorenzo - utilissimo per chi fa marketing e comunicazione o per chi campa in generale) potrebbe scrivere un libro sulle facce da meeting, dicendo che oramai la nostra intelligenza istintiva nemmeno si sforza più di sembrare interessata. Quando e se accende la telecamera, ovviamente.
Due temi sono sul tavolo:
👉sono tutti meeting INDISPENSABILI? (secondo alcuni, il 50% con un po’ di coraggio no).
👉sono meeting produttivi, e quanti lo sono? E magari, ancora meglio: come renderli davvero produttivi?
E allora cominciamo 💥
I meeting ✖️ INDISPENSABILI
Qui sotto trovate un bellissimo link di Insta che non mi fa embeddare, provocandomi gravi scoramenti, quindi se sapete come si fa ditemi pure, comunque la prima domanda vale molto:
Come si può dire professionalmente:
Non abbiamo bisogno di fare un meeting su questo?
La domanda chiave è questa: potremmo sostituire questo meeting con una chattata su Teams, un thread mail completo e conciso, uno strabenedetto tool (prima o poi vi parlerò della mia ossessione per i tool, quasi peggio di quella per i dinosauri) che permetta di assegnare task?
Sull'esistenza dei meeting, la loro frequenza, il loro numero in crescita, sono in molti ad interrogarsi, da anni.
Per inciso, da anni Google ha creato sul proprio Calendar gli “Speedy Meetings”. Servivano a stimolare meeting velocissimi, produttivi, SENZA 543 SLIDE. Non sono serviti a molto. Ci toccano, quelle slide. A noi, ai clienti, ai partner. Forse sono la nostra personale anticamera del purgatorio.
Molti approcci sulla produttività esplorano questa specie di buco nero delle operatività, dei goals.
Ho letto parecchio per prepararmi questa newsletter, mi sento di dire che il tempo è la vera ral del 2022. E lo sarà sempre più: i guru della produttività in America strepitavano che non ci si poteva alzare alle 8 a Los Angeles, perché dall'altra parte dell'America la Borsa aperta da due ore aveva già deciso la sorte della nostra azienda. Mentre eravamo a letto. Ma quei guru non erano stati in una pandemia.
Per inciso, vi ho cercato per due ore il video del tizio che lo diceva alla pagina Instagram tipo “Mente imprenditoriale che cresce e vi fa diventare ricchissimi solo alzandovi alle 5”. Ma non l’ho trovato. Peccato, ma se vi fate un giretto per queste pagine motivazionali potreste godervi un picco di autostima in questo lunedì.
Trovate frasi come queste su tutti gli account Insta e Tik Tok degli Evangelisti della produttività, dei predicatori dell'alzarsi alle 4 per un Deep working prima delle 8 am, e lo sapevate che Elon Musk la mattina fa yoga supino sui semi di chia dopo aver bevuto caffè Luak (bevuto in Indonesia, pare che, una volta che uno strano mammifero lo rifà in cacca, abbia proprio un sentore rinomato tra i Vip) e la sua produttività è aumentata del 350%???🧘♂️📈 (per inciso, Elon Musk ha appena twittato sulla de-natalità post-pandemica, ma ho forte sospetto che piaccia di più quando parla dei suoi big money, o di come dorme in fabbrica Tesla)
Siamo in uno speciale momento storico - in cui twitta Elon Musk su questo tema, per dire - in cui i dipendenti hanno avuto la netta percezione che tutto ciò che sembrava immutabile sul lavoro può essere cambiato.
Lo è stato, no?
Quanti dei vostri manager non avevano nessuna intenzione di farvi fare smart working? Quanti lo considerano ancora una forma privata di ozio?
E adesso? Dopo aver sbandierato di nuovo i successi annuali dell’azienda, possono dire lo stesso?
Non si può tornare indietro.
Ora facciamo un esercizio: sono le 8 am, guardate il vostro calendar lavorativo e ditemi. Quanti di quei meeting potreste SERENAMENTE ✂️?
Percentuale folle (3/3): beh, ottimo, manager grandiosi eh?
Percentuale troppo alta (2 su 3): avete molta gente in azienda che forse dovrebbe trovarsi qualcosa da fare piuttosto che intasare le agende altrui.
Percentuale media (1/3): niente di preoccupante, bisogna solo ottimizzare e cambiare qualcosina.
0/3 Wow. Dove posso mandare il CV?
Torniamo al tempo: nell'ultima newsletter sulla partita dei 💎 abbiamo parlato di come sia un benefit indispensabile per il futuro. Work less. Meet less. Zoom less. Teams Less.
A proposito, se volete leggere le altre newsletter iscrivetevi pure qui sotto, sono ancora gratis:
Già ne ho parlato, ma c'è un motivo specifico se molti CEO o manager non vogliono il lavoro ibrido, e chiedono di tornare in ufficio. Lo prendo da questo pezzo di The Atlantic, che è 👏:
For the past 19 months, we didn’t need to interrupt our workday to go to a special room so people could talk over one another and waste time. Meetings weren’t an event, but a to-do-list item that required a little more attention than an email. I suspect that those mourning the loss of pre-pandemic meetings are likely executives and managers who enjoyed the attention and the chance to prove themselves valuable through extremely visible performances. Whereas you might be able to “command a room” in person, it’s much harder to feel that everybody knows how great you are when you haven’t gathered them around a long table of which you happen to sit at the head.
Se siete un manager a cui piace “command the room”, o avete questo tipo di manager, potreste girargli questa newsletter. Essere indulgenti con lei o lui. Tollerarlo. Detestarlo cordialmente. Oppure cambiare lavoro 🔍
Ok, ma come capisco la giusta forma di comunicazione? Come scelgo tra un meeting e una mail? Cito sempre da qui:
To select a communication format, Dr. Neeley advised considering two criteria: First, must all parties be present at the same time in the same space to exchange the information? Second, will the information be better understood through “lean media” (which is text-based) or “rich media” (which includes nonverbal context)?
Due criteri:
tutte le persone devono essere presenti contemporaneamente nello stesso spazio per scambiare le informazioni? In secondo luogo, le informazioni saranno più comprensibili attraverso "lean media" (testo) o "rich media" (che include un contesto non verbale)?
Attenzione⚠️: alcuni meeting non sono importanti in termini di produttività. Dalle stay interview di cui parlavamo ai caffè virtuali, passando per le chiacchierate al volo o le idee veloci e interessanti e gli update che svoltano un progetto o una gara o un processo: alcuni meeting sono utili in senso profondo.
INTERMEZZO BESTIALE: la newsletter del mio collega Leonardo Mazzeo parla di animali come non l’avete mai letti.
A proposito: animali e meeting 👇🏻
I meeting umani: quelli in cui ci si fa una chiacchiera intorno ad un tema, si incrementa la fedeltà e la fede di un team, si incoraggia e si discute, si cresce. Si discute: dio benedica i meeting in cui si parla apertamente, per il nostro bene. Dell'azienda, del team, dei task, di tutto quello che siamo.
I meeting produttivi 🆙
Partiamo dalla base, lo starter pack di ogni meeting:
Per l'organizzatore è proprio indispensabile
Per te?
Quanti sono i partecipanti?
Ci sono partner, clienti, esterni all'azienda, al tuo team?
Telecamera accesa o no?
Cosa fare nel mentre?
Da qui alcuni problemi piuttosto comuni dei nostri meeting quotidiani, in ordine sparso, e senza la pretesa di essere esaustivi:
Sono strapieni di persone che devono essere allineate, ma che non parteciperanno attivamente in alcun modo, per vari motivi.
Sono del tutto improduttivi. Non c'è una vera scaletta, una to do list, non c'è nessuno che sembra in grado di tenere le fila, riassumere, mettere a terra le operatività.
Servono a farci sentire occupati, non ad esserlo davvero.
Hanno un cavolo di quadrato che fluttua su uno schermo e dannazione, ma quando lo becca l'angolo?
Quindi stringendo il campo: il problema sono i presenti (troppi, troppo poco ingaggiati, inutili, del tutto distratti, i manager invece troppo bisognosi di sentirsi la persona più smart della stanza, troppo invadenti, troppo bisognosi di sentirsi e farsi vedere produttivi ed impegnati), come si affrontano i meeting, e che idea di produttività abbiamo in testa. Per l'ultimo punto, vi rimando all'importanza del ⌛di cui sopra.
Ok, ma questo meeting mi serve, come faccio a renderlo produttivo?
Allora, prendo da questo articolo, che a sua volta sponsorizza in maniera abbastanza importante questo libro di un boss HR di Google, prendetela per una recensione interessata (per inciso, ho affiliazione di Amazon, sappiatelo se prendete libri da qui, sono peggio del Business Insider).
Per inciso, l’ho pure comprato e letto pure io, sedotto dal mio stesso sistema piramidale.
Il tizio delle HR di Google, ovvero il Google's SVP of People Operations Laszlo Bock, dà questo consiglio al manager:
chiedi a ciascuno dei tuoi dipendenti poco prima della riunione come intendono trarne il massimo e, una volta terminato, chiedi loro cosa ne hanno ricavato. Puoi farlo anche da solo, per mantenerti concentrato.
Mi sembra un po’ una tecnica complessa da mettere giù, se non viene accompagnata e irrobustita da un cambiamento culturale. Ma è decisiva. Se tutti i manager facessero così, rendendolo pubblico, forse avrebbero speranze di essere imitati.
In questo podcast di McKinsey c’è tanto di quello che ci siamo detti, e molto altro.
Lo hanno anche sbobinato, bontà loro, se non vi va di servirvelo e preferite leggere. O se, come me, leggete meglio in 🇬🇧 di quanto non capiate alcune inflessioni (un bel modo per dire che a volte parlano troppo veloce per il mio miserere 🇬🇧).
One of the things that we found in our research is that executives on average spend almost 40 percent of their time making decisions. Much of that happens in meetings. And 60 percent say that the time spent making decisions is poorly used. It’s not very effective. And that’s a dramatic statistic when you think about the amount of time we spend at work.
Il principio di imitazione delle buone pratiche è ancora un ottimo metodo per migliorare le proprie performance, di base. Poi se si evolve, e diventa: migliorare quelle buone pratiche, ancora meglio.
Penso che ci farò una puntata a parte, ma io uso la versione Personal di Evernote, forse il miglior amico di chi scrive e ha voglia di passeggiare nelle foreste salvate e non disboscate dalle nostre aziende.
Non mi metterò a parlare bene di Evernote - è spaziale per me ma ok, non prendo commissioni, non posso parlarne bene - quindi mi limiterò a dire che ha una specifica che adoro. Prima di ogni riunione, ti chiede se vuoi aprire una nota per prendere appunti.
Puoi già scriverti un piccolo recap, o i task (che ho collegato con To-Do di Microsoft - che è a sua volta ben collegato con Teams e Outlook), o semplicemente mettere insieme le priorità.
Quindi: ok, i meeting, se servono, ma PREPARATELI.
Qui c’è la storiella di questa piccola tecnica, che è molto edificante e utile secondo me:
It's a technique Bock picked up from Frank Wagner, Google's director of compensation, when they worked together as consultants with Hewitt Associates in 1994.
Wagner, Bock's superior at the time, would take Bock aside a few minutes before a client meeting and ask him questions like: "What are your goals for this meeting?" "How do you think each client will respond?" and "How do you plan to introduce a difficult topic?"
On the drive back home, Bock writes, Wagner would ask him follow-up questions such as: "How did your approach work out?" "What did you learn?" and "What do you want to try differently next time?"
Tieni sempre a mente quanto sia prezioso il tempo. E diamine, sii pragmatico. Se blocchi un'ora ad un cliente, ma risolvi il meeting in 20 minuti, stai letteralmente regalando alla controparte del tempo libero, che può impegnare come vuole, o rendere produttivo in altri modi. Un 🎁che in molti apprezzeranno davvero. Il pragmatismo nei meeting dovrebbe essere la regola aurea.
Importante: se sei pieno di meeting, fermati del tempo per essere produttiva e fare cose operative. Sennò qualcosa sta andando storto.
Se dovete leggere un solo articolo oggi, questo è un bel recap di quanto sia importante “se un meeting è finito, CHIUDILO”.
Un incentivo a sbrigarsi? Fateli in piedi se siete in presenza. Potrebbe funzionare, è uno studio vecchio che lo dimostra (roba del 2014, testimoniata qui), ma ci sta. Un trick interessante.
Altro trick: L’AGENDA DEL MEETING. Sempre. Se non c’è agenda, le reazioni dovrebbero essere queste, da questo pezzo fighissimo del New York Times:
If I don’t have an agenda in front of me, I walk out,” said Annette Catino, chief executive of the QualCare Alliance Network. “Give me an agenda or else I’m not going to sit there, because if I don’t know why we’re in the meeting, and you don’t know why we’re there, then there’s no reason for a meeting. It’s very important to me to focus people and to keep them focused, and not just get in the room and talk about who won the Knicks game last night.”
E poi: “Who will do what by when?”. Lasciate sempre qualche minuto per decidere i prossimi step, ovvero chi fa cosa. Meglio parlarne in presenza, piuttosto che delegare ad un thread mail. Se sbagliate qualcosa, può trascinarvi in gorghi tempestosi di mail che manco Scilla e Cariddi.
Qui ci sono - sempre in 🇬🇧 - un po’ di consigli super utili. Mi fa ridere che questi consigli evitano che i meeting siano “less miserable”. Fa molto ridere, ma non c’entra Gerard Depardieu (Silvia, per te).
Ce n’è uno che è bello e retrò: lasciate i pc alla scrivania. Difficile ora. Però può essere trasformato in: NON LAVORATE, NEL MENTRE. State già lavorando, se lo fate bene, il meeting.
Piccola esperienza personale 🐣: a volte non sono disciplinato, e arrivo in meeting organizzati da me in ritardo di qualche minuto. Cosa orribile, e irrispettosa. Ho stabilito con me stesso che ogni volta che entro in ritardo, chiuderò prima il meeting, sarò più veloce, più smart, migliore.
Può funzionare. L’ideale sarebbe coniugare un ingresso puntualissimo con una fine anticipata. Anzi. L’ideale sarebbe che non esistessero persone che avviano i meeting PRIMA. Ma di questa piaga, e di quanto mi triggera, parleremo altre volte.
Nota a margine: nei meeting non abbiate paura dei conflitti, ma se siete manager, non vi serve escalation. Vi serve trovare un accordo. Siate aperti, trasparenti, non prendetela sul personale, o come una sfida di potere. Non state giocando a Pokemon, giochiamo insieme, nella stessa squadra.
Poi una cosa: prossima volta vorrei parlarvi dei meeting ASINCRONI. Di come il mondo del lavoro potrebbe ripartire dalla pretesa di NON essere tutti sincronizzati al secondo. Con i tool, anche, finalmente ne parliamo, eddai no.
p.s.
Se proprio avete un inutile meeting in videochiamata: non sei in ufficio, non devi dimostrare al capo qualcosa, puoi serenamente almeno evitare di fare faccine, vestirti bene, dimostrare un finto interesse. Molto importante: se proprio devi lavorare ad altro, assicurati che sia DAVVERO un meeting inutile. O che ci sia qualcuno in grado di scrivere mail di riepilogo veramente esaustive 📩 Buon lunedì!