Non sincronizzati ⏰
Nuove frontiere in un nuovo contesto: la comunicazione non sincronizzata è vitale?
Oggi andiamo più in profondità 🕳️
Nell'ultima newsletter di Coltura aziendale abbiamo raccontato i meeting, come renderli utili e come muoversi in un contesto mutevole, influenzato da spinte sociali e consapevolezze divergenti (sembra una frase di Battiato, che però forse aggiungerebbe un sempreverde “la musica contemporanea, mi butta giù”). Vabbè, abbiamo iniziato male, riprendiamoci con una gif dei Griffin del tutto casuale, ma molto comunicazione Sync:
Mi fa sempre sorridere una mail automatica di un’Head of della mia azienda, che avvisa (cito a memoria, non testuale): risponderò lentamente alle mail.
Lentamente - slowly - in un contesto di lavoro sempre più tossico, iper-produttivo, in cui il burnout è segno distintivo di successo personale… sembra quasi un controsenso, no?
Per questo oggi entriamo a piè pari su questi temi:
Comunicazione sincronizzata contro asincrona: cosa significano? 🕐
Concentrazione profonda: la mente alveare 🐝
Toolbox veloce, semplicemente tool 📝
📍Sincronizzato contro asincrono: differenze culturali
Di base, quasi tutti e tutte lavoriamo in maniera mista: utilizziamo elementi sincronizzati e non sincronizzati in maniera istintiva, caotica, spesso casuale. Il nuovo contesto - con il lavoro ibrido generalizzato, auspicato, ricercato dai dipendenti e dalle dipendenti - ha fatto ripensare le abitudini e le routine, specialmente nella vita lavorativa quotidiana delle persone che amano la produttività sana.
Specifico: la sfida della produttività, da casa, mezzo e mezzo, in ufficio, dovrebbe essere al centro della nostra vita lavorativa. Riguarda molte cose, compresa la nostra soddisfazione personale e la nostra realizzazione. Questa è quella che chiamo produttività sana.
Piccola parentesi direi etica. Quello che spesso incontriamo sul posto di lavoro, con gente che finisce di lavorare o risponde mail ad orari improbabili, dovrebbe essere pubblicamente deprecato e stigmatizzato.
Non è un bel modo di lavorare, di intendere il lavoro. Le aziende non dovrebbero considerarlo sano, ma una stortura. Per quanto ci piaccia davvero lavorare, dovremmo stabilire dei chiari confini. Prima di tutto per noi stessi. Dovremmo vergognarcene, se li superiamo, non considerarlo una specie di gioiello della corona.
Ma torniamo a noi: ecco una breve spiegazione su cosa si intende per lavoro sincronizzato o asincrono.
Qui un articolo che spiega le differenze piuttosto interessante e interessato: Friday è un’app di comunicazione async, ovviamente.
Qui un video semplice, a prova di manager:
Qui un altro video molto carino, sempre a mo di spiegazione, dovrebbero capirlo perfino gli account ma non garantisco (vi amo, dai).
Su Slack, potremmo aprire un grande tema (Matteo se mi leggi, non è colpa mia, faceva molto ridere che Slack e poi invece Teams ma è uno strumento PAZZESCO, sappiatelo), in questo articolo trovate alcuni trick molto interessanti e alcune esperienze del tutto async. Non è solo una chat, ma un vero e proprio tool di produttività completo e ricco di integrazioni.
Che può diventare un mondo in cui perdersi per ore, anche più delle ore di lavoro:
Ma non solo: è un grande evangelist della comunicazione async, come testimonia tra gli altri questo tweet di seguito.
Il 41% dei task che interrompiamo per le call, per rispondere ad una chat che non ammette ritardi “posso chiamarti entro 2 min, puoi rispondermi a stretto giro”, per i meeting, per la comunicazione sincronizzata, non ritornerà. Quasi uno su due PUFF, sparirà. Non lo riapriremo nel breve, forse nemmeno nel medio periodo. La potenza distruttiva della comunicazione sincronizzata.
In un contesto VUCA, sempre più volatile, veloce, caotico, ma soprattutto da remoto, diventa importante vedersi, parlarne, discuterne. Diventa una parte che in effetti permette comunicazioni al volo, la risoluzione di problemi che altrimenti rischiano di implodere in maniera efficace e rapida, banalmente ci facilita tantissimi task in comune. La potenza costruttiva della comunicazione sincronizzata.
Le chat
Skype (se vi vede il nostro boss IT Gianluca che usate ancora Skype, e non Teams…) Teams appunto, ma anche Slack (che però è un caso a parte, molto più async che sync, o forse un felice matrimonio tra i due), e in generale qualsiasi sia l’app che usate per scambiarvi info e su cui parlate di lavoro o vi mandate meme sul boss (no, ovviamente non lo faccio, ci faccio direttamente newsletter), sono dei potenti agenti della comunicazione sincronizzata se usati in un certo modo. Se usati per il subito, il presto, l’immediato.
Possono diventare async se usati come depositi di info da utilizzare al momento opportuno.
Ire Aderinokun, la COO a Helicarier (non è la portaerei dei fumetti e film Marvel, per inciso, ho controllato, ma una “building cryptocurrency infrastructure for Africa”, scusate se vi sembra poco), racconta il loro concetto invece di lavoro async:
“Having an asynchronous work structure only works when you have trust in the team, and enabling our team with tools has helped us do just that. We’re not particular about when people get things done. As long as you’re achieving the set goals, you can work on your own time.”
In questo pezzo di Buffer.com un passaggio generazionale mi viene da dire, da sync ad async. Parla il signor Rouseau Kazi, il CEO di 🧵 (Threads, super integrato oramai, come potete leggere qui sotto:
“We tried having discussions in email, but they would become fragmented at an alarming rate,” he said. “We then tried having more meetings, which lead us to waste more time (and felt unnecessary).”
In the end, the team came up with Threads because they needed an online solution that “worked for more complex discussions, where many people could share, contribute, and make decisions in a way that’s easily accessible.”
Le mail
Non vi starò a raccontare tutti gli articoli che ho letto sulle buone abitudini per instaurare una daily routine async, tra cui quella di inserire “spazi bianchi”, ovvero in cui NON si lavora (ora, non vi sto a raccontare la Tecnica del Pomodoro, che nemmeno pratico, ma per qualcuno potrebbe essere utile). Prendo da questo sintetico ma denso articolo un piccolo trick sulle mail: possono essere DAVVERO async, ma attenzione. Se ne ricevete a tonnellate, dovete stabilire una routine che non sia “le leggo se ho tempo”. Poi diventano un oceano.
Stop promozionale: se la newsletter vi gusta, iscrivetevi qua sotto e la trovate nella mail.
Continuo e cito testuale:
“You can check at the top of every hour, for instance, or at the top and bottom of every hour,” she says. “Some people check at mealtimes. Such a purposeful, periodic schedule creates vacuums between email checks into which your truly deep work can flow.”
Leggetele ogni ora. Ogni 2 ore. Ogni tot. Deep work, e poi vi concedete una bella surfata sulle mail.
📍La mente 🐝 : l’ammazzamail
Ci sono visioni più radicali. Negli 🇺🇸 va fortissimo questo autore, Cal Newport, di cui sto leggendo una specie di best-seller rivoluzione, si chiama Un Mondo senza mail, vi appiccico un il link qui
Se lo comprate prendo pure la commissione. Ammesso che riesca a ricordarmi la password, ma sono dettagli.
Qui lo stesso autore si spiega in un articolo, la chiama “una modesta proposta”. Eliminare le mail. WOW, molto modesto signore mio. Questo signore potremmo chiamarlo l’ammazzamail, una specie di Freddy Krueger dei nostri thread mail. Quanto tempo sulle mail, e ancora non sono sul timesheet. Dovrebbero mettere una voce: risposta e lettura e disperazione mail. The real blue mailday. Ho fatto un gioco di parole carino in inglese, wow. Non credo sia carino in realtà, per me lo è però.
Immagine fighissima per riprendermi:
Comunque, è radicale, a me le cose radicali piacciono.
E comunque non piacciono solo a me, le cose radicali, qui il nostro si spiega in podcast al New York Times, e qui trovate la sbobinatura, che è una roba che fanno in America che amo molto. Se non voglio sentire, posso sempre leggere. Meraviglioso.
Ottimo per imparare l’inglese, tra l’altro.
Tanto per dire:
'A World Without Email crystallizes what so many of us feel intuitively but haven't been able to explain: the way we're working isn't working.' Drew Houston, co-founder and CEO of Dropbox
In effetti, il centro di questo libro è il concetto di mente alveare iperattiva 🐝 . Ovvero:
La mente alveare iperattiva è un flusso di lavoro incentrato su conversazioni in corso alimentate da messaggi non strutturati e non programmati consegnati tramite strumenti di comunicazione digitale, come e-mail e messaggistica istantanea.
Il costo della nostra iper tecnologia, dei nostri laptop, social, flussi mail continui, è la perdita di concentrazione. La stiamo perdendo passo dopo passo, la nostra concentrazione. Insieme all’empatia.
Torniamo al 🧠 : si allena ogni giorno sulle cose che pensiamo. Se non alleniamo la memoria, la perdiamo. Uguale per il focus, e l’empatia, e molto altro. Una roba da ricordare sempre.
Il contesto:
companies that obsess about efficiency, that think of themselves as rational economic actors, they are utterly failing to question and experiment with their own workflows, like the fundamental nature of how they do their business. And in that, they are making their employees unhappy. They are making their products worse, and they are just contributing to an overall degradation of society.
Vi incollerei tutta l’intervista, che mi ha rapito - dura un’oretta, sentitevela se vi capita, ma questo estratto vale:
È quella che io chiamo la mente alveare iperattiva. Ma in sostanza, abbiamo detto, OK, ora che abbiamo una comunicazione digitale a basso costo - le email -, possiamo semplicemente capire le cose al volo.
Collegheremo tutti a una casella di posta, o più tardi, a un canale Slack ed ecco tanti messaggi ad hoc non strutturati avanti e indietro, basta far capire le cose alle persone quando ne hai bisogno. E questo ha travolto sostanzialmente l'intero settore della conoscenza.
Prima cosa: le email rendono essenzialmente impossibile lavorare. E in sostanza, il colpevole qui è il cambio di rete.
I cervelli umani impiegano molto tempo per cambiare.
Quando dai un'occhiata a una casella di posta o quando dai un'occhiata a un canale Slack, come è necessario e come fai costantemente, se la messaggistica avanti e indietro è il modo in cui organizzi la maggior parte del tuo lavoro, inizi a innescare tutti questi spostamenti di rete, quindi tutti questi innescano complesse cascate biologiche. E lasci tanti problemi irrisolti e cose a cui non puoi tornare.
E poi se riporti la tua attenzione su ciò che stavi cercando di fare, si crea tutto questo accumulo nel tuo cervello, che sperimentiamo come una perdita della funzione cognitiva. Ci sentiamo anche frustrati. Ci sentiamo stanchi.
Ci sentiamo ansiosi. Perché il cervello umano non può farlo. E quindi, in sostanza, la mente iperattiva dell'alveare, sulla carta, aveva questo attributo davvero buono, che è flessibile, facile ed economica. Devi solo capire le cose al volo. Ma la realtà biologica ci ha reso davvero pessimi nel fare il nostro lavoro.
E poi abbiamo il secondo punto, che credo fosse stato un po' inesplorato, che è questo modo di lavorare che ci rende infelici. È in contrasto con il nostro cablaggio umano fondamentale avere questo accumulo continuo di comunicazioni dai membri della nostra tribù con cui non riusciamo a tenere il passo. E questo colpisce tutti.
Non importa quanto la corteccia frontale ci dica che va tutto bene, non dobbiamo rispondere subito a queste e-mail. C'è una parte più profonda del nostro cervello che è preoccupata. E così ci rende infelici, e ci rende terribili al lavoro.
Di solito non incollo pezzi così lunghi altrui, penso sempre di saperne di più io. Ma mi inchino di fronte a questo visionario. Touché, mi ha toccato.
Ovviamente, la comunicazione async totale, e generalizzata, è un cambiamento aziendale di natura culturale profondo.
Qui una piccola guida per capirci qualcosa, se si vuole fare questo viaggio 🚀
Dipende molto da che tipo di azienda immaginiamo: vogliamo gente che risponde subito, a noi, ai partner, ai clienti, o gente che risponde per tempo ma non all’istante?
Qui non si tratta di tirare giù vantaggi o svantaggi (qui su Forbes trovate la visione async, sì, Forbes non fa solo classifiche dei top manager Under 30, ogni tanto fanno pure articoli) ma di approccio culturale al lavoro. 👨💻
Torniamo alle mail. Che farete diventare task con un click. Un click sui vostri tool preferiti. Ed eccoci qua, il mio argomento preferito. I tool. Ma andiamo veloci, che sono stato troppo lungo, as usual. Scott mi disapprova:
📍Toolbox ⚒
Andiamo veloci sui tool, tanto ne parleremo in seguito con calma:
Produttività: Asana-Evernote-Onenote-Monday
Chat: Slack
Video-messaggi: Loom
Ripeto, ne vorrei parlare meglio e già vi ho tediato abbastanza per questo lunedì, vi lascio giusto qualche trick: io uso felicemente Evernote, da anni, ho usato con cura e amore Asana, sto imparando Onenote, vorrei usare Slack come Matteo e House of Cards.
Vi lascio qui i vari siti, se volete intanto dargli un’occhiata:
Ne parliamo più avanti, soprattutto di come integrarli. Io uso Zapier, che è mezzo magico per me, ma ci sono molti modi, come dicevano gli Afterhours.
Grazie dell’attenzione, come sempre.