Ciao,
buongiorno a tutte e tutti, questa è l’ennesima puntata di Coltura aziendale che vi meritate questo lunedì di quasi metà febbraio, di quasi martedì Grasso.
Dato da cui parte questa puntata.
Secondo l’ultimo Global Leadership Forecast Report di DDI, il 72% dei leader sotto i 35 anni afferma di sentirsi esaurito alla fine di ogni giornata
A conferma del ruolo cruciale della delega nell’ambito aziendale, uno studio condotto dall’Università di Stanford ha rivelato che ben il 35% dei CEO a livello globale riconosce la necessità di perfezionare questa competenza
Qualche giorno fa in ufficio si parlava di delega. Sto leggendo un libro storico sulla Seconda Guerra Mondiale, che vi consiglio e di cui parlo ad ogni piè sospinto, e molti dei successi tedeschi della Wermacht nel conflitto, perfino quando comincia ad andare molto male, sono dovuti alla capacità di avere una catena di comando corta, abile ad approfittare degli errori altrui, con fortissima capacità di delega e potere decisionale autonomo. Ora, capisco che non sia proprio la leva migliore per spingervi a lasciarvi attrarre dalla delega, ma era invece la leva migliore per parlare di nuovo del libro.
Ok, fatto questo spoiler, momento pubblicità: condividete questa newsletter con chi parla sempre dei libri che legge, in maniera ossessiva, come faccio io
In aziendalese, potremmo dire che i middle manager e non solo, i piccoli e grandi team lead dovrebbero delegare.
Prima capiamo insieme ai nostri amici di Todoist cosa NON significa la delega.
Cosa significa? Semplice, il task che potresti o dovresti fare tu lo giri a qualcuno che lavora con te.
Ora, cosa NON significa? Cito:
Delegare non significa rinunciare al proprio impegno. Anche se il vostro collega è responsabile del completamento di un compito, aiutatelo quando necessario e assicuratevi che abbia tutte le risorse necessarie per eccellere nel suo lavoro. La delega non è un passaggio di consegne e fuga: siate disponibili a rispondere alle domande e a indirizzare il vostro team nella giusta direzione.
Delegare non significa scaricare le responsabilità su altri. Quando delegate, tenete conto delle capacità del vostro team. Non è produttivo liberare la propria lista di cose da fare solo per sovraccaricare quella di qualcun altro.
La delega non è micromanagement. Quando si delega un compito, si deve perdere il controllo su come viene portato a termine. Essere disponibili ad aiutare non significa essere costantemente a sbirciare come qualcuno svolge il lavoro. Non significa che siate completamente ignari, ma che lasciate ai vostri collaboratori libertà e respiro.
Perché NON deleghiamo? Lo dice un vecchio articolo del New York Times che ho pescato in rete. Perché ti senti:
1. Preoccupato che il lavoro non sarà altrettanto buono. Temi che la persona a cui deleghi possa portare a termine il lavoro ma non così bene come se lo avessi fatto da solo.
2. All'oscuro. "Potresti semplicemente non essere consapevole dei compiti che possono essere delegati perché non hai investito tempo per esaminare le tue attività e conoscere gli aiuti a cui puoi accedere."
3. Egocentrico.
“Confondi l'azione con la produttività. Potresti avere la sensazione che se deleghi non ti rimarrà più nulla da fare. Niente potrebbe essere più lontano dalla verità!”
Quando delegare?
Hailley Griffis , responsabile delle comunicazioni e dei contenuti di Buffer, spiega: "Delega prima di quanto pensi di essere pronto".
Cioè: non aspettare di essere fritto, del gatto, in burnout per delegare.
Un ottimo consiglio. Ma ci sono pure dei segnali rivelatori. Se ne hai almeno 3 su 5, dovresti delegare, o chiedere supporto. Ecco i segnali:
È da un po' che non esci in orario o non stacchi quando dovresti.
Spesso ti senti come se fossi l'unico a cui importa.
Spesso trovi i membri del tuo team competenti che ti dicono: "Posso aiutarti in questo".
Ti viene la nausea nel prenderti un giorno libero perché sai o pensi che le cose andranno in pezzi senza di te.
La tua lista di cose da fare contiene attività su cui continui a procrastinare.
Quanti ne hai? Pensaci seriamente, se sono più di 3, dovresti seriamente importi di delegare.
Si tratta, come molte cose in ufficio, di un esercizio di volontà quotidiano, che può poi diventare abitudine e prassi lavorativa.
Un buon punto di Fio Dossetto, senior content strategist e autrice della newsletter contentfolks
“Non importa se posso davvero farlo. La domanda è: dovrei farlo? È questo il giusto utilizzo del mio tempo? Sto servendo l'azienda, il team e il cliente nel modo giusto se mi concentro su questo? Se la risposta è sì, allora posso farlo. Ma se la risposta forse è no, perché ci sono queste altre tre cose che hanno più impatto, più grandi o più utili, allora questo è un buon compito per la delega”.
💡 Ricorda: le cose che deleghi si trasformano in tempo per creare, approfondire, fare meglio, pensare laterale. Tipicamente, si trasformano in una promozione, di solito.
In fondo, il concetto di delega è legato nel profondo a due livelli: uno riguarda il proprio sentirsi indispensabile, e l’altro riguarda la capacità di stabilire priorità, che è un compito manageriale fondativo. Cito da questo ottimo articolo del blog di Asana (tipicamente, i migliori articoli sulla delega li trovate nei blog dei tool di task management, giustamente)
Comprendere la priorità e la difficoltà delle attività semplifica la delega. Se qualcosa ha una priorità elevata, deve essere completata al più presto, da te o da qualcun altro. A seconda del tipo di lavoro potrete poi decidere se farlo voi stessi o delegare.
Il modo migliore per chiarire le priorità è collegare il lavoro agli obiettivi del team e dell’azienda. Quando tu e il tuo team avete chiarezza sul motivo per cui il vostro lavoro è importante, è più facile stabilire le priorità in modo efficace e portare a termine un lavoro ad alto impatto.
Tipicamente, i task più sono piccoli, e ridotti in dimensioni da task più grandi, più sono facili da prioritizzare e delegare in maniera accurata. Prendo dal blog di reclamAI, un AI scheduling per la settimana perfetta (in sintesi mette i task dentro GCalendar, mi pare di capire) la classica ma sempre efficace immagine della matrice Eisenhower su come prioritizzare per URGENZA, e non a casaccio o a sentimento:
Ovvero, le canoniche 4 categorie:
Compiti urgenti e importanti: dai priorità al completamento di questi compiti rispetto ad altri.
Importante, ma non urgente: crea un piano per completare queste attività e pianifica il tempo per lavorarci su per una crescita strategica a lungo termine.
Urgente, ma non importante: delega queste attività a qualcun altro o automatizza il processo con strumenti intelligenti come un'app per la definizione delle priorità delle attività.
Né urgenti né importanti: annulla e rifiuta queste attività dal tuo programma.
Le confessioni di un micromanager pentito per farmi perdonare di questa stupida e ovvia matrice. 12 MINUTI BEN SPESI del Co-Founder e CEO of Boxed Inc:
Anche nel processo di delega, dovremmo stare attenti a non fidarci troppo del nostro cervello. Spesso lo abbiamo definito abitudinario, stavolta lo definiamo impaurito. Cito da questo articolo piuttosto serio:
La paura di delegare è spesso radicata in un blocco interno inconscio, un meccanismo di difesa ancestrale che risale alle fasi più primitive dell’evoluzione umana.
Questo meccanismo è profondamente radicato nel sistema limbico, una parte fondamentale e antica del nostro cervello che regola le emozioni e le risposte di sopravvivenza.
Riconoscendo questa connessione tra la paura e il sistema limbico, siamo in grado di iniziare a rielaborare il messaggio emotivo attraverso la corteccia prefrontale. Quest’ultima è la parte del cervello coinvolta nella razionalizzazione, nella pianificazione e nella presa di decisioni consapevoli. In sostanza, è il nostro centro di comando per la razionalità e l’analisi.
Una volta che abbiamo identificato l’emozione e il suo legame con il sistema limbico, è cruciale analizzare le cause profonde della paura. Ad esempio, se la paura di delegare è correlata a una mancanza di fiducia nelle capacità degli altri, è fondamentale indagare su questa sfiducia. Dobbiamo chiederci se essa deriva da esperienze passate o se è basata su una percezione delle competenze degli altri.
Chiaramente il tema delle AI, dell’intelligenza artificiale, è molto complesso se connesso alla delega. Tipicamente, ora stiamo trattando le AI come se fossero degli automi un po’ scemi, a cui facciamo rimaneggiare i testi o scrivere i compiti in classe, o fare le formule di Excel. Ho chiesto all’Ai di Notion se un giorno le AI delegheranno questi task ad altre AI e mi ha detto:
Un giorno, potremmo effettivamente essere in grado di delegare i compiti alle AI, e queste AI potrebbero essere in grado di delegare compiti ad altre AI. Ciò implicherebbe un alto livello di autonomia e capacità decisionale nei sistemi di intelligenza artificiale.
Tuttavia, ciò solleverebbe anche una serie di questioni complesse. Ad esempio, chi sarebbe responsabile se un'IA commettesse un errore dopo aver ricevuto un compito da un'altra IA? Inoltre, come potremmo essere sicuri che le decisioni prese dall'IA siano nel migliore interesse degli umani coinvolti?
L'implementazione di tale livello di autonomia nell'IA richiederebbe un'attenta considerazione di queste e di altre questioni etiche e pratiche. In ogni caso, siamo ancora molto distanti da un'IA che possiede tale livello di autonomia e capacità decisionale.
Ah, qualcuno manda o manderà a breve le AI ai meeting. Inutili, mi viene da dire.
Amo molto quando le AI parlano di loro stesse, con consapevolezza. Ma questa è un’altra storia. Per ora, dovremmo capire se abbiamo noi tale livello di autonomia e capacità decisionale.
Un ultimo avviso: potete sottoscrivere quando volete la versione PRO, se volete aiutare questo progetto, me stesso, le mie deleghe. Si può fare di gruppo, e qui mi taccio:
Buona giornata, con delega
A presto
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